On estime entre 1 à 3 % le coût d’impression sur les revenus annuels d’une entreprise. C’est un budget énorme. La majorité des sociétés sous-estiment les coûts d’impression et n’ont aucun moyen de contrôler ces importantes sorties financières.
On estime en moyenne qu’un employé d’une PME réalise environ 12 000 impressions chaque année. Un volume considérable qui plombe votre rentabilité.
Rassurez-vous, il existe pourtant de nombreuses solutions pour réduire vos impressions pour votre budget entreprise. Une simple réorganisation de vos pratiques peut vous permettre de réduire vos coûts d’impression de 30 %. Regardons en détails quels sont les solutions d’impression qui vont vous permettre de faire des économies.
Qu’est-ce que le budget impression d’une entreprise ?
Le budget d’impression d’une entreprise se divise en deux catégories :
- Les dépenses visibles : elles comprennent l’achat des imprimantes, des cartouches d’encre et toners ainsi que la maintenance du matériel. Ces dépenses sont généralement bien maîtrisées car elles sont facilement identifiables ;
- Les dépenses invisibles : ces dépenses sont moins facilement repérables et ont une incidence directe sur l’optimisation de la production.
Concrètement, on peut distinguer plusieurs facteurs entraînant des dépenses budgétaires non-indispensables liées au nombre d’impressions :
- Les entreprises possédant un parc d’imprimantes de marques différentes. La pluralité des fournisseurs entraîne forcément des complications au niveau de la gestion des stocks, de la comptabilité et du renouvellement ;
- Le coût non-identifiable de production si l’entreprise ne possède pas le type d’imprimantes adéquat en fonction de ses besoins d’impression ;
- La perte de temps des services informatiques d’une entreprise sur la résolution des problèmes liés aux systèmes d’impression de celle-ci ;
- L’organisation de la gestion des stocks des consommables qui peut immobiliser une bonne partie du budget bureautique de l’entreprise.
8 astuces pour réduire vos coûts d’impression facilement
1- Réaliser un audit de votre parc d’imprimantes professionnelles
Des prestataires spécialisés peuvent réaliser un audit précis afin de vous soumettre des solutions plus avantageuses pour réduire vos coûts d’impression. Une fois vos imprimantes et photocopieurs répertoriés, le prestataire va analyser le type et la consommation nécessaire de vos documents réalisés pour comprendre vos pratiques d’impression actuelles. À partir de là, il sera en mesure de vous proposer des mesures moins coûteuses et plus adaptées à vos besoins.
2- Réunir ses contrats
Pour mieux maîtriser vos coûts, nous vous conseillons vivement de faire appel à un seul fournisseur. Opter pour un contrat global vous permettra d’inclure l’achat des consommables et la maintenance des appareils afin de faciliter la gestion du budget.
3- Choisir un contrat MPS
Un contrat MPS (Managed Print Service) vous permet de réduire les coûts pour l’ensemble de votre parc d’impressions. Ces logiciels de gestion des services d’impressions permettent d’optimiser considérablement le fonctionnement de vos appareils.
4- Se soucier de la bonne gestion des couleurs
Que ce soit pour votre imprimante laser ou votre imprimante jet d’encre, l’impression couleur est bien moins économique que l’impression en noir et blanc. Le prix d’une cartouche couleur est plus élevé que celui d’une cartouche noire. Imprimez en couleur que lorsque c’est absolument nécessaire et votre facture appréciera.
5- Penser au recto verso
Cela semble évident, mais effectuer des impressions recto verso permet de faire des économies conséquentes sur le papier. Vous pouvez également réduire votre marge pour gagner encore plus de place et gaspiller moins de papier. Un geste à la fois écoresponsable et économique.
6- Renouveler son matériel
Contrairement aux idées reçues, user votre imprimante jusqu’à qu’elle rende l’âme n’est pas forcément une bonne solution. Être équipé d’une imprimante plus récente vous fera gagner du temps car les procédures d’impressions sont plus fluides. Vous gagnerez également de l’argent car elles gaspillent moins d’encre que les modèles plus anciens et sont moins sujettes à des problèmes comme le bourrage de papier.
7- Privilégier la qualité pour l’usage externe
Afin d’éviter des frais superflus, nous vous conseillons d’utiliser du papier recyclé pour les documents destinés au sein de l’entreprise. Gardez du papier de qualité pour les impressions uniquement destinées à un usage externe, afin de conserver une image qualitative de l’entreprise.
8- Opter pour des consommables génériques ou remanufacturés
Dans le domaine des imprimantes, ce qui coûte le plus cher n’est pas forcément les machines mais bel et bien les consommables. Rassurez-vous, il existe plusieurs moyens de faire des économies sur le prix des cartouches d’encre et toners. De nombreux sites web rachètent vos cartouches vides pour les remanufacturer. Vous pouvez également remplir vos cartouches usagées vous-même en vous procurant des kits de recharge, et réaliser ainsi de belles économies. Enfin, en choisissant directement des cartouches remanufacturées, vous pourrez les acheter jusqu’à 2 fois moins cher que le tarif constructeur.
Vous avez compris comment réduire vos impressions pour votre budget entreprise. En suivant ces conseils, vous dépenserez beaucoup moins et, par la même occasion, vous réduirez votre empreinte carbone ! Pratique, non ?
